Der Deutsche Golf Verband e.V., kurz DGV, ist der Dachverband für alle Golfclubs und Golfanlagenbetreiber in Deutschland und wurde am 26. Mai 1907 gegründet. Er ist Mitglied im Deutschen Olympischen Sportbund und hat seinen Sitz in Wiesbaden. Mit rund 640.000 Golfspielern und 850 Golfplätzen gehört der DGV zu den 10 größten deutschen Sportverbänden. Vor allem aber ist der DGV unser HubSpot Kunde.
Um stetig für neue Herausforderungen gewappnet zu sein und am Puls der Zeit zu bleiben, hat der DGV sein Projekt „Abschlag Schule“ mit unserer Unterstützung einer Digitalisierungs-Initiative unterzogen. Dabei ging es in erster Linie darum, den gesamten Anmeldungsprozess sowie das Anfordern von Unterrichtseinheiten, Zwischen- und Abschlussberichten vollständig über Workflows in HubSpot zu automatisieren.
Derzeit nutzt der DGV die Marketing Hub Enterprise und die Service Hub Professional Lizenz von HubSpot und erstellt mit unserer Hilfe unter anderem Landingpages, CTAs, Formulare, Tickets und Workflows.
Der optimierte Anmeldeprozess
Der erste Schritt der Digitalisierungs-Initiative bestand darin, sämtliche Informationen zum Projekt "Abschlag Schule" im Serviceportal hochzuladen. Jetzt finden interessierte Lehrkräfte dort neun verschiedene Module, aus denen sie die für ihre Schule geeigneten auswählen können. Zu jedem einzelnen Modul hat unser Expertenteam gemeinsam mit dem Kunden eigene Landingpages mit einem Registrierungsformular und CTAs entworfen.
Durch die Formulareinsendung werden die Lehrer*innen in HubSpot als Kontakt erstellt und die Schulen als Unternehmen hinterlegt. Dabei findet eine Verknüpfung aller Datensätze miteinander statt und es wird automatisch ein Ticket mit allen Schuldaten erstellt. Wenn der Antrag der Schule die festgelegten Kriterien erfüllt, verschiebt ein Mitarbeiter ihn manuell in die Ticket-Phase "Antrag bewilligt". Im Anschluss erhält die Lehrkraft je nach Modulnummer automatisch eine Bestätigungs-E-Mail für die Bewilligung ihrer Anfrage.
Eine weitere automatisiert an den Kontakt versendete E-Mail enthält einen CTA, der auf eine Landingpage mit Formular verlinkt. Dort kann die Lehrkraft die Termine ihrer geplanten Unterrichtseinheiten eintragen, die anschließend mit dem Label des entsprechenden Moduls versehen an das Kontakt-Ticket kopiert werden.
Zu einem festgelegten Zeitpunkt nach Projektbeginn erhält die Lehrkraft automatisch die Aufforderung, einen Abschlussbericht zu übermitteln – ebenfalls über eine automatisierte E-Mail mit CTA zu einer Landingpage mit Formular. Nach Abschluss des Projekts und Prüfung aller Unterlagen verschiebt der zuständige Mitarbeiter das Ticket händisch in die Phase "Projekt abgeschlossen", was wiederum einen Workflow auslöst, der die Lehrkraft per E-Mail über den Status quo informiert.
Die verwendeten Automatisierungen
Eines haben alle Schritte des optimierten Anmeldeprozesses der Abschlag Schule des DGV gemein: Ohne Workflows würde hier gar nichts gehen! Hinter den smarten Automatismen steht ein Tool in HubSpot, dassämtliche Betriebsprozesse automatisiert und das Team langfristig effizienter macht.
Im konkreten Fall der Abschlag Schule sorgen die von unserem Expertenteam eingerichteten Workflows dafür, dass der gesamte Anmeldeprozess in seinen einzelnen Schritten nahtlos ineinander übergehen kann. Es werden sowohl Kontakte und Unternehmen als auch Tickets und E-Mails automatisch erstellt, versendet und miteinander verknüpft, was die Mitarbeiter*innen des DGV deutlich entlastet und ihren eigenen Aufwand minimiert.
Ein Ausblick
Wir von FUERSTVONMARTIN sind dankbar für die spannenden Herausforderungen, zu denen wir gemeinsam mit dem Team des Deutschen Golf Verbands Lösungswege erarbeiten konnten. Sicher ist: HubSpot bietet noch vielerlei Möglichkeiten zu Ausbau, Optimierung und Automatisierung – nicht nur im Marketing- und Service-, sondern auch im Sales-Bereich.
Wir freuen uns darauf.
