Standard-To-Do's bei HubSpot-Account-Setup

Nach der Aktivierung der Lizenz müssen einige Standard-To-Do's erledigt werden 

Hier geht´s zum aktuellen Account Setup "How To" von Linda R.! (Stand Dez. 2024)

Auch wenn jedes Account-Setup von den Kundenanforderungen und der genauen Lizenz abhängig ist, gibt es ein paar Dinge, die immer gleich sind.

Aktivierung des Standard-Template-Setup

• Nur aktivieren, wenn der aktuelle Stand der Kunden-Website sich in den nächsten Monaten nicht wesentlich verändert
• Ist notwendig um Landing Pages oder den Blog nutzen können, da sonst alle Vorlagen selbst gebaut werden müssen --> dazu ist ein Entwickler nötig 
• Das Set-Up dauert nach Aktivierung bis zu 10 Tage. Bitte berücksichtigen bei allen zeitlichen Maßnahmenplanungen 
• Über Account & Abrechnung -->"Migrationen">dort Button aktivieren und Domain der Kundenwebsite angeben
• Wichtig: es werden nur Header, Footer und Styles in den Templates nachgebaut. Keine Features oder inhaltlichen Elemente.

• Diese Infos müssen beim Kunden angefragt werden (am besten mit der Info, welche Möglichkeiten bei der Vergabe von Rechten er hat)
• Einstellungen>Benutzer & Teams> Nutzer mit Angabe seiner E-Mail-Adresse einladen und vorher die Rechte dort einstellen 

• Farben (HEX-Codes), Logos als .svg, Anschrift für den Footer in E-Mails
• Einstellungen --> Account-Einstellungen 

• Wichtig: Wir speichern keine Kundendaten auf unseren Rechnern oder in Teams ab. Wir weisen Kunden darauf hin, dass sie den Import unter unserer Anleitung selbst machen sollten und wir unterstützen via Screenshare --> Das ist datenschutzrechtlich sicherer
• Der Kunde benötigt alle Kundendaten in einer Datei  im Excel-Format (besser als CSV). Bestenfalls kann diese einfach als Export aus dem Bestands-CRM exportiert werden.
• Falls keine Exportdatei vorliegt und immer manuell Kontakte in Listen eingetragen wurden, muss darauf geachtet werden, dass sie das richtige inhaltliche Format haben (Im Zweifel: Deniz oder Linda fragen). Weitere Informationen: https://knowledge.hubspot.com/de/crm-setup/set-up-your-import-file
• Einstellungen>CRM>Importieren & Exportieren 
• Wenn der Haken dafür nicht entfernt wurde, wird sich aus jeder E-Mail-Domain der importierten Kontakte, das Unternehmen erstellen. Das kann sich hier ausstellen lassen: -->Einstellungen --> Objekte --> Unternehmen

• Dieser Tracking-Code findet sich in den Einstellungen unter dem gleichen Menüpunkt und muss in der Website des Kunden eingebunden werden (gleiches Vorgehen wie bei Google Analytics-Code) Einstellungen>Account>Tracking & Analytics>Tracking Code
• Das macht fast immer die IT oder Website-Agentur des Kunden, wir brauchen nur den Kontakt zu den Verantwortlichen 
• WICHTIG:
  • Bevor der Tracking-Code eingebunden wird, sollte eine Passage über HS in der Datenschutzerklärung ergänzt werden
  • und geklärt sein, ob der Kunde die HS-Cookies in seinen eigenen Cookie-Banner integriert oder ob er den Banner von HS (beschränkt sich auf HS-Cookies und reicht meist nicht aus, alternativ kann man Cookiebot empfehlen: https://ecosystem.hubspot.com/de/marketplace/apps/marketing/data-management/cookiebot-220761 ) nutzen möchte 

• Der Text des Banners kann hier angepasst werden oder man stellt den Banner ganz aus, wenn er nicht benötigt wird 
• Einstellungen>Account>Cookies ; Weiteres unter: https://knowledge.hubspot.com/de/reports/customize-your-cookie-tracking-settings-and-privacy-policy-alert

• Notwendig, um Landing Pages zu veröffentlichen und E-Mails über HS versenden zu können 
• Einstellungen>Tools>CMS>Domain & URLs
• Dort "Domain verknüpfen" klicken und die erste Subdomain für den Blog und die Landing Page angeben (generischer Titel der Subdomain wäre gut)
• Die zum Schluss in der Schrittfolge erscheinenden CNAME-Einträge müssen beim Domainanbieter des Kunden eingetragen werden (im Zweifel Christopher o. Deniz fragen))
• Diese Einträge macht üblicherweise der Kunde, wir liefern die Inhalte für die Einträge (einmal Screenshot und kopieren, damit der Kunden diese direkt copy/pasten kann) --> Wir haben sogut wie nie Zugriff auf den Domain-Anbieter, deswegen können wir das nicht machen.
• Gleichen Vorgang für die E-Mail-Domain durchführen in dessen Namen die künftigen Mails über HS versendet werden sollen 

• Wir brauchen eine DOI-Zustimmungs-E-Mail, je nachdem eine Anmeldungs-Landing-Page oder nur ein Anmeldung-Landing-Page oder nur ein Anmeldungsformular, das in die Website integriert wird und die richtigen Abonnements 
• Wir brauchen auch Anmeldungssystemseiten, die werden aber im Template-Set-Up-Prozess erstellt und müssen max. inhaltlich angepasst werden

Allgemein Account-Einstellungen

• Allgemein:
  • Konto-Name
  • Zeitzone
  • Geschäftsjahr
  • Unternehmensinformationen (für Mail-Footer) 

• Sicherheit
  • 2FA (nach Bedarf) aktivieren
  • Account-Zugriff an 

• Benutzerstandardeinstellungen
  • Sprache
  • E-Mail CI  

• Währung anpassen