Legen Sie vordefinierte Berechtigungssätze für Benutzer fest und definieren Sie, wie Ihr Team auf HubSpot zugreift.
Datum: 15.01.2025
Um die entsprechenden Nutzer und Rechte beim Kunden anzufragen haben wir eine Vorlage als Google Sheet erstellt. Diese Vorlage enthält zum einen ein Blanco Sheet, welches der Kunde entsprechend ausfüllen kann, sowie Beispiele, wie Berechtigungen für die jeweiligen Rollen ausgefüllt werden können.
Rollen können zum Beispiel Marketing Mitarbeiter oder Sales Supervisor sein. Hier kommt es ganz darauf an, wer und welche Unternehmensbereiche Zugriff auf HubSpot haben sollen. Das kann der Kunde ganz für sich entscheiden.
Da sich die Berechtigungen zwischen den HubSpot Lizenzen unterscheiden, gibt es zwei verschiedene Vorlagen:
Der allgemeine Aufbau der beiden Vorlagen ist jedoch identisch.
Hierzu noch ein paar Infos:
- Die Original Dateien sind auf Drive gesperrt, damit keine Änderungen vorgenommen werden können. Wenn ihr die Datei an den Kunden weiterleitet, muss dieser die Datei kopieren, damit er sie bearbeiten kann.
- Der Kunde kann dann das Blanco Sheet duplizieren und je Rolle die entsprechenden Berechtigungen eintragen. Dies ist über ein Dropdown geregelt und ist leicht verständlich.
- Tipp: Der Kunde soll sich parallel die Vorlage sowie die Einstellungen in HubSpot öffnen, so kann er die Berechtigungen abgleichen und sieht auch kurze Beschreibungen zu den jeweiligen Berechtigungen.
- Außerdem gibt es in dem Sheet Kommentarspalten, zum einen für Fragen/Kommentare vom Kunden, und zum anderen für Kommentare von FVM.
- Es gibt ein Tabellenblatt "Übergeordnete Account-Berechtigungen", welches gesondert bearbeitet werden muss. Die Einstellungen hierfür sind im HubSpot Account unter Einstellungen > Account-Verwaltung > Genehmigungen zu finden. Hier gibt es keine Aufteilung in Rollen, sondern die Berechtigungen werden entweder Jedem, allen Super Admins oder nur ausgewählten Benutzern zugeteilt. Wenn nur ausgewählte Benutzer Zugriff haben sollen, werden diese per Mailadresse hinterlegt.
Klickt euch bitte einmal selbst durch die Vorlage, damit ihr dem Kunden diese auch erklären und ihm sagen könnt, welche Möglichkeiten er bei der Vergabe der Berechtigungen hat.
Beschreibung/Anleitung für Kunden:
Was Sie für das Ausfüllen der Berechtigungssätze wissen müssen:
- Öffnen Sie die Vorlage (LINK) und duplizieren Sie das Blanco Tabellenblatt.
- Wie viele Duplikate Sie brauchen, kommt ganz darauf an, wie viele Rollen Sie verteilen. Pro Rolle (z.B. Marketing Mitarbeitende) muss es ein Tabellenblatt geben.
- Nachdem Sie die Sheets erstellt haben, können Sie mit der Vergabe der Berechtigungen beginnen. Öffnen Sie hierzu am besten parallel HubSpot und erstellen Sie einen „Test“ Berechtigungssatz, dort finden Sie auch kurze Beschreibungen zu den entsprechenden Auswahlmöglichkeiten. Gehen Sie hierzu in ihrem HubSpot Account auf Einstellungen > Benutzer & Teams > Berechtigungssätze > Berechtigungssatz erstellen.
- Anhand der Beispiel Tabellenblätter wie „Marketing-Mitarbeitende“, „Marketing-Supervisor“ etc. können Sie sich orientieren, wie Berechtigungen zugeordnet werden können.
- Das zweite Tabellenblatt „Übergeordnete Account-Berechtigungen“ ist nur einmal auszufüllen und muss nicht dupliziert werden. Die entsprechenden Einstellungen finden Sie in Ihrem HubSpot Account unter Einstellungen > Account Verwaltung > Genehmigungen.
- Wenn während der Bearbeitung Fragen aufkommen, können Sie diese jederzeit in der Kommentarspalte notieren oder Sie wenden sich direkt an uns.
- Wenn Sie die Berechtigungen vollständig ausgefüllt haben, senden Sie das Dokument bitte per Mail an uns zurück.