Projektmanagement
      Zurück zur Startseite
      1. Interne Wissensdatenbank
      2. Interne Organisation
      3. Projektmanagement

      Betreuung im Retainer

      Diese Steps müssen geklärt werden, BEVOR die Retainer-Arbeit konkret losgeht.

      • Ist das alte Projekt in Harvest abgearbeitet und archiviert?
      • Ist das Retainer-Angebot in Harvest richtig aufgesetzt?
      • Gibt es eine Planung für die Retainer-Zusammenarbeit (Milesstones, konkrete Projekte)?
      • Wie behalte ich den Überblick? Stichwort: Projektplan oder To-Dos-Board
      • Wie sende ich monatliche Updates über die Retainer-Kontingente?

      Retainer Verlängerung

      Diese To-Dos müssen erledigt werden, wenn ein Retainer nach seiner Laufzeit verlängert wird:

      Hubspot

      • Aktuellen Deal in Hubspot checken und fehlende Infos nachtragen.
      • Neuen Deal in Hubspot erstellen (Bezeichnung des Deals immer „Name des Kunden - HubSpot-Retainer Start Monat/Jahr”), Beispiel:  Planethome - HubSpot-Retainer 08/24
      • Beachte hier, dass du den E-Mail Verlauf des alten Deals mit überträgst (wird von Hubspot abgefragt, per Checkbox).
      • Alle relevanten Infos eintragen, bzw. noch gültige Infos aus dem altem Deal kopieren.
      • Angebot in PandaDoc mit neuem Deal verknüpfen, wenn es kein neues Angebot gibt (z.B. durch veränderte Rahmenbedingungen.
      • Retainer-Kontostand in den neuen Deal übertragen und Wert im altem Deal auf Null setzen.
      • Phase und Deal-Status des Alten Deals auf „Abgeschlossen” stellen, wenn alle Rechnungen aus der Vertragslaufzeit bezahlt wurden.

      Harvest

      • Aktuelles Harvest-Projekt checken und den fälligen Stundennachweis erstellen.
      • Neues Harvest-Projekt erstellen (Bezeichnung des Projekts „HubSpot Retainer Start Monat/Jahr"), Beispiel: HubSpot Retainer 08/24
      • Link zu Hubspot Deal und PandaDoc Angebot in Projekt Beschreibung hinterlegen.
      • Ggf. Plus- oder Minusstunden mit dem Volumen des neuen Projekts verrechnen, und in beiden Projekten vermerken, dass die Stunden verrechnet wurden und in welcher Höhe.
      • Altes Harvest Projekt archivieren (ganz wichtig! Ansonsten besteht die Gefahr, dass Aufwände auf das falsche Projekt gebucht werden).

      Asana

      • Eintrag für den gültigen Monat ins Asana-Board ‘Retainer Rechnungen’, dass Retainer verlängert wurde mit Hinweis/Link auf neues Harvest Projekt.