Was ist Vacation Tracker und wie nutzen wir es?
Grundsätzliches
Vacation Tracker ist ein Tool zur Erfassung und Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten 🏝️
Harvest deckt interne und externe Zeiterfassung ab - wird weiterhin fortgeführt ⏰
Bei akuten Fragen Slack nutzen 💬
Ziel
Zentrale Verwaltung der Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Feiertage) 📅
Setup Vacation Tracker
- Mit Slack auf Vacation Tracker einloggen
- Prüfen, ob Vacation Tracker auf Slack installiert ist
Connect Google Kalender
Bitte verknüpfe deinen Google Kalender mit Vacation Tracker, sodass deine persönlichen Abwesenheiten automatisch im Google Kalender angezeigt werden. Eine Step-by-Step Anleitung findest du hier.
Hinzufügen des allgemeinen Abwesenheitskalenders in Google
Untenstehenden Link aufrufen und weiteren Kalender über die URL hinzufügen 📅
FVM Team
Link
Kalender in Vacation Tracker (FVM) umbenennen
Njiuko-Team
Link
Kalender in Vacation Tracker (Njiuko) umbenennen
Abwesenheitsarten
Übersicht über die Abwesenheitsarten
| Abwesenheitsart | Beschreibung |
| Paid Time Off |
Urlaub des MA aus dem Urlaubskontingent
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| Public Holidays |
Deutsche Feiertage
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| School / University |
Berufsschule oder Uni für unsere AZUBIs
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| Sick Day |
Krankheit des MA
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| Business Trip |
MA ist auf Geschäftsreise
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| Special Leave |
MA fragt Sonderurlaub an
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| Office Tesdorpfstraße |
Wenn MA die im Regelfall im Remote arbeiten ankündigen wollen, dass sie in Office Tesdorpfstraße kommen
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Die 5 How to's
a) How to Urlaub
1. Vacation Tracker
- Ggf. Absprache mit Team/Teamlead
- Antrag in Vacation Tracker stellen
- Freigabe in Vacation Tracker erhalten (durch Teamlead)
- Abwesenheitsnotiz hinterlegen
- Abwesenheitsnotiz in Gmail hinterlegen
2. Harvest
- Urlaubstag in Harvest eintragen
- 8 Stunden für einen vollen Tag
- 4 Stunden für einen halben Tag
b) How to Krank
1. Vacation Tracker
- Krankmeldung in Vacation Tracker bis spätestens 9:30 Uhr eintragen
- In Slack Channel #general posten, dass man krank ist. Sollte man wissen bis wann, diese Info bereits mitteilen. Ansonsten täglich ein Update im Slack Channel #general
- Übergabe wichtiger Themen an Kollegen mit - Falls notwendig
2. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU)
- Spätestens am 2. Tag ist eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung / Krankschreibung vom Arzt erforderlich.
- Sollte eine Krankschreibung vom Arzt vorliegen, Info an Claudia per Mail schicken, dass eine AU vom Arzt vorliegt, inklusive der Info „von wann bis wann krankgeschrieben“. Wenn eine AU in Papierform vorliegt, bitte mitschicken.
- Betreff: Krankschreibung mit AUB
- Nachricht: ich bin krankgeschrieben vom xx.xx.xxxx bis xx.xx.xxxx
- Bei elektronischer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) entfällt der Mailanhang
3. Abwesenheitsnotiz hinterlegen
- Ggf. Abwesenheitsnotiz in Gmail hinterlegen
4. Harvest
- Krankheit in Harvest eintragen
- 8 Stunden für einen vollen Tag
- Stunden für einen halben Tag
c) How to Feiertag
1. Vacation Tracker
- Keine Aktion notwendig
- Abwesenheitsnotiz hinterlegen
- Keine Aktion notwendig
2. Harvest
- Feiertag in Harvest eintragen
- 8 Stunden für einen vollen Tag
- 4 Stunden für einen halben Tag
d) How to Berufsschule/Uni/Geschäftsreise
1. Vacation Tracker
- Antrag in Vacation Tracker stellen
- Freigabe automatisch
- Abwesenheitsnotiz hinterlegen
2. Harvest
- In Harvest eintragen
- 8 Stunden für einen vollen Tag
- 4 Stunden für einen halben Tag