Schritt-für-Schritt-Anleitung, um mit HubSpot und Zoom Webinare abzuhalten
I. Zoom-Integration
Bitte beachten:
- Nur ein Zoom-Konto kann mit HS verknüpft werden. Es können jedoch mehrere Nutzer gleichzeitig in einem einzigen Zoom-Konto die Integration nach dem Verknüpfen des Kontos verwenden.
- Bei der Integration von HS mit Zoom werden nur drei Pflichtfelder mit Kontaktdatensätzen synchronisiert: Vorname, Nachname und E-Mail
II. Zoom installieren:
- Einstellungen>Integration (im linken Menü)>Verknüpfte Apps>App Marketplace>nach Zoom-Integration suchen>auf "Integration anzeigen" klicken
- Im Dialogfeld auf "Mit Zoom verknüpfen" klicken
- Zoom-Anmeldeinfos eingeben und auf "Anmelden" klicken
- Die Berechtigung für Zoom für HS auf Zoom-Konto erteilen und auf "Zulassen" klicken (man wird zurück zu HS weitergeleitet)
- Auf "Zoom" klicken und Integrationsberechtigungen überprüfen, neue Kontaktanschlüsse konfigurieren, oder Zoom-Benutzerkonto verknüpfen.
- Nach der Installation dieser Integration wird immer dann ein Kontakt im verknüpften HS-Account erstellt, wenn sich ein Kontakt für ein Zoom-Webinar registriert oder an einem Zoom-Webinar teilnimmt. Ist ein Kontakt bereits in HS vorhanden, wird kein neuer Kontakt erstellt, der Kontaktdatensatz wird jedoch aktualisiert.
III. Zoom-Konto verknüpfen:
- In den Zoom-Einstellungen zur Registerkarte "Benutzerkonten" navigieren>auf "Konto verknüpfen" klicken>Zoom-Konto auswählen>auf "Konten verknüpfen" klicken.
Zoom-Einstellungen konfigurieren:
- Registerkarte "Webinare" auswählen>in dem Dropdown-Menü "Zoom-Benutzer auswählen, um seine Webinare anzuzeigen", um einen Zoom-Benutzer auszuwählen> das Kontrollkästchen "Synchronisieren?" neben dem Webinar aktivieren, um die Daten mit HS zu synchronisieren.
- Um ein Webinar manuell zu synchronisieren, den Mauszeiger über den Namen des Webinars bewegen und in der Spalte "Geplantes Datum" auf "Alle Daten erneut synchronisieren" klicken.
- Registerkarte "Einstellungen" öffnen> den Schalter "Kontaktausschlüsse" aktivieren. Wichtig! Kontakte, die mit der hier aufgeführten E-Mail-Adresse oder Domain übereinstimmen, werden nicht in HS erstellt.
IV. Einen Zoom-Link zu den Meeting-Links hinzufügen:
Bitte beachten:
- Die E-Mail-Adresse des HS-Benutzers muss mit der E-Mail-Adresse des Zoom-Benutzers übereinstimmen, um einen Zoom-Videokonferenz-Link zu den Meeting-Links hinzufügen zu können (So werden die Zoom-Meetings automatisch erstellt, wenn potenzielle Kunden Termine bei einem buchen).
- Zoom-Meeting-Link wird in der Sprache des Zoom-Kontos gesendet.
- Für Auszeichnungen können Benutzer den von Zoom bereitgestellten Passwortschutz verwenden
- Sales>Meeting
- den Mauszeiger über den Meeting-Link bewegen, dem ihr eine Zoom-Videokonferenz hinzufügen möchtet und auf "Bearbeiten" klicken. Oder auf "Meeting-Link erstellen" klicken.
- Wenn man einen bestehenden Link bearbeitet, wählt man im Menü der linken Seitenleiste "Konfiguration" aus
- Wenn man einen neuen Meeting-Link erstellt, gibt man die Meeting-Details ein und klickt dann auf "Weiter"
- Im Abschnitt "Konfiguration" auf das Dropdown- Menü "Videokonferenz-Link hinzufügen" klicken und "Zoom" auswählen>Speichern
- Wenn ein potenzieller Kunde ein Meeting mit einem bucht, wird automatisch ein Link zur Videokonferenz in die Kalendereinladung eingefügt
- Zoom-Webinar-Events werden auch in den Chroniken des Kontakts angezeigt. Dabei wird das Webinar-Datum angezeigt, wann ein Kontakt das Webinar besucht und verlassen hat und wie lange der Kontakt teilgenommen hat.
- Wichtig: Registranten müssen ihre primäre E-Mail-Adresse verwenden. Webinar-Registrierungen, die über die sekundäre E-Mail-Adresse eines Kontakts vorgenommen werden, werden nicht in HS registriert oder zur Chronik eines Kontakts hinzugefügt.
- Nachdem ihr euer Zoom-Konto verknüpft habt, könnt ihr Webinarregistrierungs- und Teilnahmedetails von Zoom mit HS synchronisieren und die Infos verwenden, um eure Kontakte zu segmentieren.
- Folgende Kontakteigenschaften werden erstellt (sie werden automatisch aktualisiert, wenn die Kontakte für die Zoom-Webinare registrieren und besuchen werden):
- Average Zoom webinar attendance duration (Durchschnittliche Teilnahmedauer am Zoom-Webinar): der durchschnitlliche Prozentsatz für die einzelnen Webinare, die der Kontakt besucht
- Last registered Zoom webinar (Zuletzt registriertes Zoom-Webinar): Die URL des Webinars, für das sich der Kontakt zuletzt registriert hat. Dies wird ausgefüllt, wenn der Kontakt entweder mithilfe eines HS-Workflows als Registrant zum Zoom-Webinar oder über eine manuelle Registrierung hinzugefügt wurde. (Wichtig: enthält immer den Wert für das zueltzt registrierte Webinar)
- Total number of zoom webinar registrations (Gesamtzahl der Zoom-Webinar-Registrierungen): Die Gesamtanzahl an Webinaren, für die sich der Kontakt registriert hat.
- Total number of zoom webinar registrations (Gesamtzahl der Zoom-Webinar-Registrierungen): Die Gesamtanzahl an Webinaren, für die sich der Kontakt registriert hat
- Es ist auch möglich, Kontakte mithilfe der folgenden Filter im Listen-Tool zu segmentieren:
- Zoom: Recording Available Event (Verfügbares Event wird aufgezeichnet): nach dem Event-Thema, der Event-Startzeit oder der Aufzeichnungs-URL verfeinern.
- Zoom: Webinare, Attendance Event (Webinar-Teilnahme-Event): Um basierend auf der Teilnahme zu filtern (Dauer der Teilnahme, Dauer der Teilnahme in Prozent, Webinar-ID oder Webinar-Name)
- Zoom: Webinar Registration Event (Webinar-Teilnahme-Event): Um basierend auf der Registrierung zu filtern (Webinar-ID oder Webinar-Name)
- Wenn man Zoom bei Mitgliedern seiner eigenen Organisation verwendet und ausschließen möchte, dass die Teammitglieder zu neuen Kontakten werden, kann man die Arbeits-E-Mail-Adresse in der Zoom-Integration hinzufügen.
- Verknüpfte Apps>Zoom>Registerkarte "Einstellungen" auswählen>E-Mail-Adresse der Organisation eingeben.
- Bitte beachten! Damit Kontakte erfolgreich hinzugefügt werden, muss man eine Zoom Webinar-ID eingeben und nicht eine Zoom-Meeting-ID.V.
So sieht ein Webinar-Prozess aus:
- Abonnementtyp erstellen
- Für jedes Webinar eine Kampagne erstellen (Marketing>Planung und Strategie> Kampagnen)
- Für jedes Webinar ein neues Formular erstellen (Marketing>Lead-Erfassung>Formulare)
- Für jedes Webinar einen neuen Register-Button erstellen (CTA: https://knowledge.hubspot.com/de/ctas/create-calls-to-action-ctas)
- Landing Page für das Webinar vorbereiten (mit dem Webinar Schedule und dem Registrierungsformular). Nicht vergessen ein Abo zu vergeben --> Für jedes nachfolgende Webinar werden diese Seite sowie das eingebettete Formular angepasst.
Landing Page nach dem Webinar-Termin bearbeiten (2 Optionen):
- die Landing Page zeitlich so steuern, dass kurz vor Webinar-Beginn die Weiterleitung auf die andere Info-Landing Page greift.
- Diese Landingpage anpassen (Info-Text einfügen) und eine zusätzliche Landing Page für das nächste Webinar vorbereiten.
- In Zoom das Webinar anlegen (Webinar-ID ist für uns wichtig)
- Einen Workflow (https://knowledge.hubspot.com/de/workflows/create-workflows) erstellen:
- Aufnahme-Trigger: Formulareinsendung plus E-Mail-Abonnement: hat sich für das Abo "X" angemeldet und Bestätigungsstatus für Marketing-E-Mails (ist ein beliebeiges von "user clicked confirmation) oder "customer marked confirmed")
- Bitte beachten: Die Option ("Confirmed Pending" und "Confirmation E-Mail Sent" müssen deaktiviert bleiben, um nicht versehentlich Kontakte aufzunehmen, die das Opt-in nicht bestätigt haben.
- Aktionen: Add Contact to Zoom Webinar (hier: Webinar-Id eintragen)
- Eine Einladungs-E-Mail mit einem CTA erstellen, der Kontakte zur Landing Page führt
- Eine Erinnerungs-E-Mail erstellen
- Dankes-E-Mail mit einem Teaser für das nächste Webinar erstellen (mit einem Register-Button)
- Optional: Dankes-E-Mail erstellen und an die Kontakte senden, die sich für das Webinar registriert, aber nicht teilgenommen haben
- Wichtig: Zomm sendet auch System E-Mails
VI. Webinar-Performance (Optional)
Check-Listen erstellen:
- Webinar-Teilnehmer --> an diese Kontakte nach dem Webinar-Termin eine Dankes-E-Mail senden
- Webinar (nicht teilgenommen)--> (Optional) An die Kontakte eine E-Mail senden, die sich registriert, aber nicht teilgenommen haben
- Webinar (Formulareinsendungen) --> Hier senden wir die Kontakte, die das Registrierungsformular ausgefüllt haben (Diese Daten sidn nicht ganz korrekt, da einige Kontakte das Formular möglicherweise mehrmals ausfüllen)
- Webinar (Registration)--> Kontakte, die am Webinar teilgenommen haben (Die Daten sind aus Zoom übertragen