Wann muss ich die weitere Zusammenarbeit / den Retainer vorbereiten?
- Sobald das Projekt sich dem Ende neigt, also nahezu 80 % der Zeit verbraucht sind, sollte ein Gespräch über die weitere Zusammenarbeit mit den Kunden stattfinden
- Als DMM hat man in dieser Zeit ein Gefühl für den Kundenbedarf entwickelt und sollte einen Vorschlag über den notwendigen monatlichen Aufwand haben. Dabei darf das PM nicht außer Acht gelassen werden. Wenn man z.B. 1 PT Aufwand monatlich schätzt, sollten 20% PM dazugerechnet werden.
- Der Kunde MUSS diese Informationen schriftlich von uns erhalten. Das kann vor dem Gespräch oder danach erfolgen. Die E-Mail dazu kann so aussehen:
Hallo Kunde-XY,
wir nähern uns mit großen Schritten dem Ende des Stundenkontingents aus unserem ersten Angebot. (Derzeit sind von unserem Angebot noch ca. XY Stunden offen.) Daher ist es wichtig, über unsere weitere Zusammenarbeit zu sprechen.
Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:
- Unsere klare Empfehlung mit Hinsicht auf euren Account und den weiteren Prozess: Ihr vereinbart einen monatlichen Retainer mit uns. Das bedeutet, dass wir pro Monat eine feste Stundenanzahl für euch freihalten. Für Retainerkunden bieten wir aufgrund der Planbarkeit einen günstigeren Tagessatz (990€) an und eure Anfragen werden so schnell wie möglich bearbeitet. Am Ende jeden Monats wird immer die gleiche Stundenzahl abgerechnet und ihr erhaltet eine Übersicht, wie viel wir für euch gearbeitet haben. Ihr habt eine Art Stundenkonto bei uns, wenn wir also mehr oder weniger Stunden für euch arbeiten, holen wir das mit der Zeit wieder auf.
In den vergangenen Monaten haben wir ca. XY Stunden für euch gearbeitet. Um die Prozesse weiterauszubauen, schlagen wir einen Retainer-Umfang von 12 Stunden (1,5 PT) vor. Gebt uns gerne Feedback zum Umfang des Kontingents, hier richten wir uns nach euch.
- Wir arbeiten auf Zuruf: Ihr würdet euch bei uns melden, wenn ihr Hilfe braucht und wir würden am Ende jedes Monats die Stunden abrechnen, die wir gearbeitet haben. Unser Tagessatz dafür ist höher (1120€) und außerdem können wir hier nicht garantieren immer schnell zu reagieren, da Retainerkunden priorisiert werden und wir eure Anfragen dementsprechend erst bearbeiten, wenn unsere Retainerkunden versorgt sind. Auch können wir hier keine festen Ansprechpartner*innen bereitstellen, da diese je nach Bedarf eingesetzt werden.
Bei Fragen bin ich natürlich jederzeit verfügbar und wir können auch gern nochmal persönlich über die weitere Zusammenarbeit sprechen, falls ihr das wünscht. Falls ihr schon so entscheiden könnt mache ich natürlich gern ein Angebot fertig.
Viele Grüße und ein schönes Wochenende