Über das HubSpot Sales Add-In in Outlook müssen E-Mails an Kunden nachverfolgt und so im HubSpot-CRM hinterlegt werden.
Nach der Einrichtung des HubSpot Sales Add-Ins in Outlook lässt sich dieser Prozess mit wenigen Klicks durchführen:
- Vor dem Senden einer E-Mail in Outlook auf "Sales Hub" klicken:
- In der erscheinenden Ansicht unter Message-Tools "Geöffnete E-Mails nachverfolgen" anhaken. Im Bcc erscheint dann die HubSpot-Adresse, die es ermöglicht, die E-Mail direkt im HubSpot-CRM zu hinterlegen.
- Unter "Protokollieren" lässt sich festlegen, an welchen Datensätzen in HubSpot die E-Mail genau sichtbar sein wird.
Dies ist u.a. wichtig, damit sich andere KollegInnen über die Anliegen mit dem Kunden informieren können und in bestimmten Fällen (Urlaub, Krankheit, ...) aushelfend einspringen können.
Notfalls lässt sich die Bcc-Adresse auch manuell einfügen. Sie befindet sich in HubSpot unter Einstellungen (Zahnradsymbol) > Objekte > Aktivitäten > „E-Mail-Protokollierung“. Rechts neben dem Feld „BCC-Adresse“ lässt sich diese „Kopieren“ und in einer Outlook-E-Mail einfügen.
Gleich darunter befindet sich auch die Weiterleitungsadresse, mit der erhaltene oder bereits versendete E-Mails nachträglich protokolliert werden können:
Nähere Infos dazu gibt es von HubSpot.