Was ist Asana und wie benutzen wir das Tool, ein Onboarding!
Table of Content
- Einrichtung
- Die zentralen Bereiche
1.1 Home
1.2 Meine Aufgaben
1.3 Inbox - Berichte
- Portfolios
- Ziele
- Projekte und Teams
6.1 Projekte
6.2 Teams
6.3 Vorlagen
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Einrichtung
Registriere dich dafür hier mit deiner FVM-Mail Adresse bei Asana und wähle ein eigenes Passwort.
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Die zentralen Bereiche
1.1 ''Home'' Bereich
Auf der Startseite (Home) hast du einen Überblick, über aktuelle Aufgaben, Ziele und Projekte in Form von Dashboards, die du unter ,,Anpassen’’ und durch drag and drop anpassen, sowie verschieben kannst.
Tipp: Das Notiz-Dashboard
1.2 “Meine Aufgaben’’ Bereich
Dieser Bereich ist nur für dich sichtbar und zeigt alle dir zugewiesenen oder von dir erstellten Aufgaben.
Diese kannst du in Form der Listen-/, Projekt-, und Kalenderansicht einsehen.
Und du hast die Möglichkeit, eigene Aufgaben, Meilensteine, sowie Abschnitte hinzuzufügen:
a.) Meilensteine: Punkte im Verlauf eines Projekts, an dem bestimmte Ziele erreicht werden sollen. Sie dienen als Sprossen einer Leiter, auf der du deine Ziele erreichen kannst. Und dienen dazu, wichtige Entscheidungspunkte oder Aktivitäten als erledigt zu markieren. Im Gegensatz zu Aufgaben haben Meilensteine keine Dauer und sind eher eine Markierung.
Beispiel:
Ziel = Projekt bis zum Ende des dritten Quartals abschließen.
Meilenstein = die Auswahl der Farben, die Erstellung von Designvorlagen, die Genehmigung des Stadtplans usw.
b.) Abschnitte: Oberkategorien, in die Aufgaben fallen, z.B. ''In Progress''
Filtern und sortieren
Darüber hinaus hast du die Möglichkeit, deine Aufgaben Ansicht zu filtern, wie etwa nach erledigten oder unerledigten Aufgaben, sowie Zeitpunkten.
Auch eine Sortierung deiner Aufgaben nach Startdatum und vielem mehr, kannst du hier einstellen.
Funktionsfeld ''Anpassen''
Über das Funktionsfeld hast du drei verschiedene Möglichkeiten:
- Feldtypen
Zum einen kannst du neue Feldtypen erstellen,
welche dir Informationen zu deiner Aufgabe geben.
Diese kannst du hier de-/ und aktivieren.
Ein Beispiel für einen neuen Feldtyp könnte
,,Anmerkungen’’ sein.
2. Regeln
Regeln ermöglichen es, Routineaufgaben schneller zu koordinieren und Workflows einfacher einzurichten.
Nutze empfohlene oder benutzerdefinierte Regeln, um dein Task Force weitestgehend zu automatisieren und ihm eine Logik zu verschaffen, die es dir einfacher macht, zu arbeiten.
Weiteres zum Thema Regeln findest du hier!
3. Apps
Um integrierte Arbeitsabläufe mit den Tools zu erstellen, füge eine App, wie beispielsweise Outlook, oder Teams hinzu.
Darüberhinaus hast du in Asana die Möglichkeit, mehrere Teams zu erstellen. Diesen Teams kannst du nun verschiedene Projekte zuordnen, somit können verschiedene Projekte zur gleichen Zeit, innerhalb eines Team bearbeitet werden.
Einsehen kannst du die verschiedenen Projekte in der Übersicht deines Teams, wo du sie hinzufügen,, entfernen, oder ggf. ein neues Projekt erstellen kannst.
1.3 Inbox
In der Inbox kannst du...
1. Zum einen kannst du in den Aktivitäten, alle Änderungen an Tasks innerhalb deiner Teams einsehen
2. Darüber hinaus kannst du Nachrichten archivieren und in deinem Archiv einsehen.
3. Berichte
Hier kannst du dir dein persönliches Dashboard aus verschiedenen Diagrammen zusammenstellen, um dein Projekt im Blick zu haben.
4. Portfolio
Hier hast du die Möglichkeit, ein Portfolio deiner Projekte zu erstellen und einzusehen. Hier hast du ebenfalls die Möglichkeit, Feldtypen zu erstellen.
5. Ziele
Lege hier unternehmensweite Ziele an, die messbar sind.
Das bedeutet jedoch nicht, dass das Ziel für jeden sichtbar sein muss. Beschränke die Sichtbarkeit des Ziels auf die zielverantwortlichen Personen, oder das gesamte Unternehmen.
Zudem kannst du die zielverantwortlichen Personen, den Zeitraum, als auch die Messdaten bzgl. des Fortschritts fest.
6. Projekte, Teams & Vorlagen
Erstelle in Asana Teams und dazugehörige Projekte, um die verschiedenen To-Dos den sinnvollen Oberthemen zuzuordnen.
6.1 Teams
Erstelle Teams entweder in der oberen Leiste über das rote ''+'' Symbol
Oder über die rechte Menüleiste unter ''+'', wo du gleichzeitig alle Teams sehen kannst, in die du hinzugefügt wurdest.
6.2 Projekte
Wenn du ein Projekt erstellen willst, klicke entweder auf das rote ''+'' in der oberen Menüleiste,
oder klicke auf das jeweilige Team, in welchem du ein Projekt erstellen willst, und klicke auf ''neues Projekt''
6.3 Vorlagen
Vorlagen dienen als Leitfaden und Templates, die bereits bestimmte To-Dos beinhalten. So gibt es bei FVM beispielsweise eine Workshop Vorlage, die zu Beginn eines neuen Workshops in einem Kunden(Asana-)projekt, angefügt wird.
Du kannst Projekte komplett neu erstellen, oder aus einer Vorlage heraus, die über ''neue Vorlage'' angelegt werden kann,
oder aus einer Vorlage heraus, die bereits existiert. Klicke dafür auf ''Vorlage verwenden'', wenn du ein neues Projekt erstellst. Wenn du nach der Erstellung das Projekt aufrufst, laden die dazugehörigen Tasks nach und nach.
Aufgabenvorlagen
Neben Vorlagen, kannst du aber ebenso Aufgabenvorlagen anlegen (einzelne Task Vorlagen), die du dann, nachdem du ein Projekt erstellt hast, unter ''anpassen'' und ''Aufgabenvorlage'' anfügen kannst.
Dies geht auch über die Menüleiste im Projekt selbst, unter ''Workflow''.
