Pandemiebedingt mussten und müssen viele Arbeitnehmer ins Homeoffice wechseln. Einer Bitkom-Studie zufolge arbeitet aktuell fast jeder Zweite zumindest zeitweise von Zuhause aus. Experten prognostizieren, dass dieser Trend auch nach Corona anhalten wird. Gewohnte Arbeitsprozesse stehen also auf dem Prüfstand. Damit interne wie auch externe Kommunikation reibungslos und effizient vonstatten geht, wenn Arbeitnehmer über ihren Arbeitsplatz frei entscheiden können, müssen gewohnte Workflows digitalisiert werden. Virtuelle Telefonie kann hierbei eine wichtige Rolle spielen. Wir von FUERSTVONMARTIN haben uns mit dem Thema intensiver beschäftigt, um Ihnen die wichtigsten Fragen beantworten zu können.
Was ist eine virtuelle Telefonanlage?
Im Gegensatz zu klassischen Telefonanlagen sind virtuelle nicht Hardware- sondern Cloud-basiert. Ein Cloud-Anbieter stellt seine IT-Infrastruktur in Form einer Datenleitung via VoIP (Voice over Internet Protocol, zu dt.: „Sprache über das Internet-Protokoll“) zur Verfügung. Das Telefonieren selbst sowie die Verwaltung aller Funktionen werden über eine Software gesteuert. Die virtuelle Telefonanlage bietet dem Nutzer alle Funktionen, die auch ein Hardware-basiertes Modell zur Verfügung stellt. Darüber hinaus gibt es aber zahlreiche weitere Funktionen. So können z.B. Anrufe protokolliert und automatisch in bestehende CRM-Systeme übertragen und ausgewertet werden.
Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?
Um eine virtuelle Telefonanlage nutzen zu können, benötigen Sie keine weitere Hardware, sondern nur einen aktuellen Router und einen Internetanschluss mit ausreichender Bandbreite. Die meisten Anbieter empfehlen eine Upload-Geschwindigkeit von 64 kBit/s, diese gewährleistet eine sehr gute Sprachqualität.
Welche Vorteile bietet virtuelle Telefonie?
1. Flexibles Arbeiten nach modernen Maßstäben
Mit einem virtuellen Telefonsystem können Sie Kundengespräche ortsunabhängig – aus dem Büro oder dem Homeoffice – führen. Ob Sie hierfür das Smartphone, Tablet, Ihren Browser oder ihr stationäres (IP-fähiges) Telefon verwenden möchten, liegt ebenfalls ganz bei Ihnen. Optimierte Apps ermöglichen einen schnellen und einfachen Zugang zur Software. Und falls Ihr Endgerät einmal ausfallen sollte oder Sie schlichtweg Ihren Arbeitsplatz wechseln möchten, kann das Gespräch von einem anderen Gerät aus weitergeführt werden. Ist gerade kein Gerät mit entsprechender App verfügbar, melden Sie sich unkompliziert über den Browser an.
2. Mehr Freiheit und weniger Verantwortung
Bei herkömmlichen Telefonanlagen brauchen Sie eine Telefonleitung, einen Anlagekasten im Serverraum und TAE-Dosen. Bei virtuellen Telefonanlagen übernehmen VoIP, der Router und eine Software diese Funktionen. Das spart zum einen Platz, zum anderen teure Anschaffungen wie Festnetztelefone. Zudem müssen keine IT-Spezialisten zu Wartungszwecken herangezogen werden. Der Cloud-Betreiber stellt nicht nur einen externen Server in einem Hochleistungszentrum bereit, er ist auch für dessen ordnungsgemäße Wartung und für die Sicherheitsvorkehrungen zuständig. Kosten für Instandhaltung und Hardware entfallen und Sie benötigen kein spezifisches Knowhow.
3. Hohe Produktivität dank zahlreicher Funktionen
Je nach Anbieter halten virtuelle Telefonanlagen – neben Standardfunktionen wie Anrufweiterleitung und Rückrufoptionen – für das Support-, Vertriebs- und Marketing-Team zahlreiche Funktionen bereit, die Arbeitsprozesse vereinfachen und die Produktivität nachweisbar erhöhen: Sie sehen, welche Kollegen gerade telefonieren oder Pause machen; nutzen Online-Umfragen, Chatprogramme und verbinden das System mit Ihrem CRM.
FVM testet den Anbieter „Aircall“ – hier unser Ersteindruck
Als wir aufgrund der Corona-Pandemie ins Homeoffice umsatteln mussten, haben sich auch für uns ganz neue Herausforderungen ergeben. Uns war und ist bis heute besonders wichtig, immer und überall für unsere Kunden erreichbar zu sein. Auch wenn wir digital gut aufgestellt sind und uns der Umstieg vergleichsweise leichtfiel, möchten wir unsere Kommunikation stetig verbessern. Wir haben unterschiedliche Cloud-basierte Anbieter verglichen und uns aus mehreren Gründen dafür entschieden, „Aircall“ zu testen. Die Software ermöglicht es uns, unser HubSpot-CRM und damit verbundene Funktionen auch im Homeoffice zu nutzen. Anrufe werden bei Abwesenheit geeigneten Mitarbeitern angezeigt, so dass wir einen lückenlosen Service gewährleisten können. Insbesondere für den Vertrieb ergeben sich durch die Protokollfunktionen erhebliche Vorteile: Schon während des Anrufs bearbeiten wir Kundenanliegen, rufen seine Vorgeschichte auf und aktualisieren die vorhandenen Informationen. Unsere Workflows bleiben bestehen, egal wo wir uns gerade befinden. Flexibel sind zudem auch die Preismodelle von „Aircall“: Das Basispaket kostet 30 Euro, die Professional-Variante 50 Euro pro Nutzer. Zudem bietet "Aircall" Pakete an, die speziell auf die Unternehmensziele zugeschnitten sind.
Welche weiteren Funktionen und Vorteile „Aircall“ bereithält, fasst dieses Video zusammen:
Wir entdecken die Möglichkeiten der virtuellen Telefonie jeden Tag ein Stück mehr kennen und sind schon jetzt ganz angetan. Wenn Sie mehr von den Vorzügen der Cloud-basierten Kommunikation – ob sie die Arbeit in ihren Teams oder die mit ihren Leads und Kunden betrifft – verbessern und modernisieren möchten, empfehlen wir Ihnen die Testversion von „Aircall“. Und natürlich stehen auch wir Ihnen mit unserer Expertise jederzeit zur Seite.
